Almennar upplýsingar
Frjálsíþróttasamband Íslands, kt. 560169-6719, til heimilis að Engjavegi 6, 104 Reykjavík (hér eftir „FRÍ“) leggur ríka áherslu á að vernda persónuupplýsingar sem unnið er með á vegum sambandsins. Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að skýra hvernig við öflum og notum persónuupplýsingar og hvaða réttindi einstaklingar eiga sem skráðir eru hjá FRÍ. Persónuverndarstefnan tekur mið af regluverki persónuverndar eins og það er á hverjum tíma.
FRÍ telst vera ábyrgðaraðili í skilningi laganna og ber samkvæmt því ábyrgð á því hvernig unnið er með persónuupplýsingar hjá sambandinu. FRÍ mun leitast við að veita frekari fræðslu eftir þörfum og svara fyrirspurnum sem berast um persónuvernd og persónuverndarstefnu. Persónuverndarstefnan er ávallt aðgengileg á heimasíðu FRÍ og var þessi útgáfa samþykkt þann 14. maí 2024 á stjórnarfundi FRÍ.
Hvaða persónuupplýsingum safnar FRÍ, um hverja og hvernig
FRÍ vinnur meðal annars persónuupplýsingar um eftirfarandi flokka og einstaklinga:
- Starfsumsækjendur
- Starfsfólk
- Félaga, nefndar og stjórnarfólk
- Sjálfboðaliða
- Iðkendur
- Keppendur
- Viðskiptamenn
- Tengiliði í aðildarfélögum
- Skráð stuðningsfólk
Eðli og magn upplýsinganna sem safnað er fer eftir því hvaða einstaklinga er um að ræða. Ólíkum upplýsingum er safnað á milli flokka einstaklinga. Dæmi um persónuupplýsingar sem við vinnum eru:
- Starfsumsækjendaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, fyrri störf og menntun, kunnátta og fleiri upplýsingar sem kunna að tengjast sérhæfingu starfsins.
- Starfsmannaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, mynd, lögheimili, sími, netfang, starfsheiti, bankareikningur og fleira. Við kunnum einnig að vinna viðkvæmar persónuupplýsingar um starfsmenn, eins og heilsufarsupplýsingar vegna veikinda og upplýsingar um stéttarfélagsaðild.
- Félagsmanna- eða iðkendaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, netfang, hlutverk í hreyfingu.
- Upplýsingar um keppendur, svo sem nafn, kennitala, kyn, félag, íþróttagrein, ljósmynd, vegabréfsupplýsingar, árangur, heiti móts, staðsetning móts og tegund móts.
- Viðskiptamannaupplýsingar, svo sem nafn, netfang, tengsl við fyrirtæki, símanúmer, starfsheiti og samskiptasaga.
Stærsti hluti persónuupplýsinga sem við söfnum og vinnum áfram koma beint frá hinum skráða einstaklingi. Þær geta þó einnig átt uppruna hjá þriðja aðila eins og í þeim tilvikum að upplýsingar eru sóttar t.d. í kerfi Abler, kerfi hlaupahaldara, eða aðra gagnagrunna.
FRÍ hefur ávallt í huga meginreglur persónuréttar við vinnslu persónuupplýsinga. Þessar reglur fela meðal annars í sér að persónuupplýsingar séu:
- áreiðanlegar og uppfærðar reglulega
- unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti
- fengnar í skýrt tilgreindum og málefnalegum tilgangi
- unnar af hófsemi og miðast við tilgang söfnunar
- varðveittar með öruggum hætti og ekki lengur en þörf er á
- unnar þannig að viðeigandi öryggi persónuupplýsinganna sé tryggt
FRÍ vinnur persónuupplýsingar með hliðsjón af ofangreindum meginreglum þannig að tryggja megi réttindi einstaklinga sem best.
Hver er grundvöllur og tilgangur vinnslunnar?
FRÍ vinnur persónuupplýsingar um einstaklinga á grundvelli samþykkis viðkomandi, einkum á þetta við um iðkendur í úrvalshópum og landsliðsstarfi, sem og keppendur í frjálsíþróttakeppni á vegum FRÍ, aðildarfélaga, eða samstarfsaðila sem vinna samkvæmt reglugerðum og ferlum FRÍ en einnig í markaðstilgangi svo sem fréttaflutningi til dæmis þegar tekin eru viðtöl eða vegna markpósta til t.d. aðila í FRÍ-klúbbnum eða öðrum hópum sem FRÍ heldur utanum starfsemi sinnar vegna, byggjum við á upphaflegu samþykki einstaklingsins sem um ræðir.
Upplýsingar eru einnig stundum unnar á grundvelli lögmætra hagsmuna, einkum þegar við sækjum upplýsingar í gagnagrunna ÍSÍ eða í móta og skráningar- og úrslitakerfi sem notuð eru innan hreyfingarinnar. Lögmætir hagsmunir okkar felast þá einkum í að skrá og vinna með úrslit og aðra tölfræði, vinnslu við sögugrunn FRÍ, gagnaöflun -og vörslu. Í slíkum tilvikum fullvissum við okkur um það að grundvallarréttindi og frelsi skráðra einstaklinga vegur ekki þyngra en okkar hagsmunir af því að vinna, birta og varðveita upplýsingarnar.
Í sumum tilvikum vinnum við persónuupplýsingar einstaklinga á grundvelli samningssambands. Það á við einkum um starfsumsækjendur, starfsmenn, viðskiptamenn, birgja og verktaka. Það getur einnig verið í þeim tilgangi að koma slíku samningssambandi á. Við kunnum einnig að vinna persónuupplýsingar um afreksfólk á grundvelli samnings.
Þá fer vinnsla fram til að uppfylla lagaskyldu sem hvílir á okkur, svo sem í tengslum við útgreiðslu launatengdra gjalda, samkvæmt vinnuréttarlöggjöf eða á grundvelli jafnréttislaga, svo sem þegar við skráum upplýsingar um kyn félagsmanna.
Viðkvæmar persónuupplýsingar eru einkum unnar um starfsmenn, keppendur í landsliðsverkefnum og stjórnarfólk á grundvelli samnings eða lagaskyldu. Í þeim tilvikum höfum við gert viðeigandi verndarráðstafanir í samræmi við gerðar kröfur.
Miðlun
Almennt miðlum við ekki persónuupplýsingum einstaklinga sem eru skráðir hjá okkur. FRÍ kann þó að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila við ákveðnar aðstæður. Til dæmis getur verið um að ræða þjónustuaðila eða verktaka sem veita ákveðna þjónustu, eins og við tölfræðivinnslu í skráningar- og úrslitakerfi eða við vinnslu félagatals. Getur þá verið nauðsynlegt að veita slíkum aðila aðgang að persónuupplýsingum þannig að viðkomandi geti þjónustað FRÍ.
Þegar slíkir aðilar hafa aðgang að persónuupplýsingum vegna eðli þjónustunnar sem um ræðir tryggir FRÍ að aðeins séu afhentar persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar og um ábyrga vinnsluaðila sé að ræða sem bjóða upp á þjónustu sem uppfyllir skilyrði persónuverndarlaga, m.a. með tilliti til öryggis persónuupplýsinga.
Öryggi
Mikið er lagt upp úr öryggi persónuupplýsinga hjá FRÍ og hefur verið gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með hliðsjón af eðli og umfangi þeirrar vinnslu sem um ræðir. Í því felst meðal annars innleiðing ferla og verklags, sem og tæknilegar öryggisráðstafana, sem taka tillit til eðli upplýsinganna sem um ræðir og áhættu fyrir skráða einstaklinga.
Verði öryggisbrestur sem varðar persónuupplýsingar og hefur í för með sér áhættu fyrir skráða einstaklinga mun FRÍ tilkynna slíkt án ótilhlýðilegra tafa til Persónuverndar. Í ákveðnum tilfellum ber FRÍ einnig að tilkynna skráðum einstaklingum um öryggisbresti. FRÍ hefur komið sér upp verkferlum til að bregðast við slíkum aðstæðum.
Geymsla og eyðing
FRÍ geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegt er til að uppfylla tilgang vinnslunnar sem um ræðir nema lengri geymslutíma sé krafist eða hann leyfður samkvæmt lögum. Að þeim tíma liðnum er upplýsingunum eytt.
Upplýsingar sem skráðar eru um einstaklinga í gagnagrunna ÍSÍ, í félagatal og í skráningar- og úrslitakerfi, svo sem nafn, heimilifang, kennitala, skráð félag, símanúmer og heimilisfang eru geymdar ótímabundið í gagnagrunninum á grundvelli lögmætra hagsmuna.
Sé möguleiki á því að þörf verði fyrir persónuupplýsingar síðar til að uppfylla lagaskyldu eða vegna lögmætra hagsmuna, mun FRÍ varðveita þær persónuupplýsingar með eins öruggum hætti og nauðsyn ber til þangað til ekki er lengur þörf á upplýsingunum.
Réttindi skráðra einstaklinga
Einstaklingar geta óskað eftir upplýsingum um vinnslur FRÍ og einnig geta þeir óskað eftir því að nýta önnur réttindi með því að senda skriflega fyrirspurn á netfangið: fri@fri.is
Dæmi um réttindi einstaklinga eru:
- aðgangur að skráðum persónuupplýsingum
- afrit af persónuupplýsingum, réttur til leiðréttingar persónuupplýsinga og eyðingar
- fá upplýsingar um vinnslu með persónuupplýsingar
- mótmæla vinnslu vegna beinnar markaðssetningar og/eða takmarka vinnslu
- draga til baka samþykki fyrir vinnslu
- óska eftir því að persónuupplýsingar séu fluttar til annars aðila
- beina kvörtun um vinnslu til eftirlitsyfirvalda
Einstaklingar kunna að eiga frekari réttindi í tengslum við vinnslu FRÍ á persónuupplýsingum. Þá kunna réttindi einstaklinga að vera háð takmörkunum sem leiða meðal annars af lögum eða lögmætum hagsmunum FRÍ.
Við munum óska eftir staðfestingu á auðkenni þeirra einstaklinga sem óska eftir aðgangi að persónuupplýsingum á grundvelli reglugerðarinnar, svo sem með ökuskírteini eða vegabréfi. Það er gert til þessa að tryggja það að upplýsingarnar berist ekki í hendur óviðkomandi aðila.
Samskipti við FRÍ og Persónuvernd
Fyrirspurnum vegna persónuverndarmála sem tengjast FRÍ er unnt að beina á netfangið fri@fri.is eða í gegnum síma í númerið 5144040.
Komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga hjá FRÍ er unnt að senda kvörtun til Persónuverndar. Upplýsingar um hvernig hafa má samband við Persónuvernd má finna á heimasíðu Persónuverndar: www.personuvernd.is.
Breytingar
Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum. Breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu nýrrar útgáfu persónuverndarstefnunnar á heimasíðu FRÍ, sbr.: www.fri.is